전자계약서로 시간과 비용을 절감하는 방법

전자계약서는 현대 비즈니스 환경에서 필수적인 도구가 되고 있습니다. 많은 기업들이 이를 통해 효율성을 높이고, 시간과 비용을 줄이는 경험을 하고 있는데요. 전자계약서는 빠르고 안전하게 계약을 체결할 수 있는 수단을 제공합니다. 이제 그 방법에 대해 구체적으로 알아보도록 하겠습니다.

1. 전자계약서의 필수 기능: 무엇을 확인해야 할까?

전자계약서를 선택하기 전 꼭 확인해야 할 필수 기능들이 있습니다.

1.1 보안 기능

전자계약서에서 가장 중요한 요소 중 하나는 보안입니다. 예를 들어, 대한민국에서 인기 있는 ‘도큐사인(DocuSign)’은 최고 수준의 암호화 기술을 제공하여 민감한 계약 내용을 안전하게 보호합니다.

1.2 디지털 서명 기능

디지털 서명 기능이 포함되어 있는지 확인해야 합니다. ‘샤크사인(ShackSign)’과 같은 서비스는 법적 효력을 가진 디지털 서명 기능을 제공하여, 종이 서명 대신 신속하고 간편하게 계약을 체결할 수 있죠.

1.3 사용 편의성

어떤 서비스를 선택하든 사용자가 쉽게 접근할 수 있는 직관적인 UI/UX가 중요합니다. ‘누리싸인(NURESign)’ 같은 서비스는 이 점에서 사용자 만족도를 높이고 있습니다.

1.4 다양한 서식 지원

‘포미(Fomee)’는 다양한 계약서 양식을 제공하여 사용자가 여러 상황에 맞게 계약서를 작성하도록 돕습니다. 특히 복잡한 사업 계약에서도 다양한 조건을 유연하게 처리할 수 있습니다.

1.5 클라우드 연동성

끝으로, 클라우드 서비스를 통해 언제 어디서나 계약서를 열람하고 관리할 수 있는지 확인해야 합니다. ‘KONTRACT’는 뛰어난 클라우드 서비스를 지원하여 실시간으로 계약서를 검토하고 수정할 수 있도록 돕는 서비스입니다.

전자계약서 필수 기능 요약

2. 전자서명 기술: 안전한 서명 방법 선택하기

전자계약서를 통해 시간과 비용을 절감하려면 올바른 전자서명 기술을 선택해야 하죠. 전자서명은 계약의 유효성과 신뢰성을 보장하기 위한 중요한 요소로, 다양한 방법이 있습니다.

2.1 인증서 기반 전자서명

가장 일반적인 방법은 인증서 기반 전자서명입니다. 예를 들어, 한국전자인증과 같은 공인인증기관에서 제공하는 인증서를 활용하면 높은 보안성을 보장받을 수 있습니다.

2.2 생체인식 기반 서명

최근 들어 지문, 얼굴 인식 등을 통해 서명을 확인하는 생체인식 기술도 많이 사용되고 있습니다. 삼성패스나 애플페이와 같은 서비스에서 이러한 기술이 적용되고 있는데, 부정 사용을 예방할 수 있는 보안성이 높습니다.

2.3 OTP(일회용 비밀번호) 기반 서명

OTP 방식은 일회용 비밀번호를 활용하여 전자서명을 하는 방법입니다. 모바일 인증 앱을 통해 구현되며, 카카오페이와 같은 모바일 금융 서비스에서 쉽게 사용되고 있습니다.

2.4 블록체인 기반 전자서명

블록체인 기술을 활용한 전자서명은 점점 더 인기를 얻고 있습니다. 위변조가 어렵고 스마트 계약에서도 활용되는 이 기술은 아이오트러스트의 ‘DID Blockchain’이 좋은 예시죠.

전자서명 기술 요약

3. 효율적인 전자계약서 관리: 자동화 도구 활용 팁

전자계약서는 단순히 계약서의 디지털화가 아니라 효율적인 관리와 자동화를 통해 진정한 가치를 발휘할 수 있습니다.

3.1 DocuSign 활용하기

DocuSign은 전자서명을 포함한 계약서 관리의 대표적인 도구로 계약서 발송, 추적, 서명 수집을 자동화하여 시간 절약에 큰 도움이 됩니다. 다양한 디지털 서명 옵션을 제공하며, 계약서 상태를 실시간으로 확인할 수 있는 기능도 제공합니다.

3.2 ERP 시스템 통합

SAP ERP와 같은 전사적 자원 관리 시스템과 전자계약서 도구를 통합하면 계약 관련 데이터를 중앙에서 관리할 수 있습니다. 자동화를 통해 계약서 작성, 검토, 승인 과정을 신속하게 처리할 수 있죠.

3.3 비즈니스 프로세스 자동화(BPA) 도구

UiPath와 같은 BPA 도구를 통해 전자계약서의 워크플로우를 자동화할 수 있습니다. 계약서 작성부터 승인, 저장까지의 전 과정을 자동화하면 오류를 줄이고 처리 속도를 크게 향상시킬 수 있습니다.

3.4 클라우드 기반 저장소 활용

Google Drive 또는 Dropbox와 같은 클라우드 기반 저장소를 활용하면 계약서를 안전하게 저장하고 필요할 때 언제든지 접근할 수 있습니다. 이러한 저장소는 파일 공유와 협업에도 유리하며, 계약서의 버전 관리를 자동화할 수 있습니다.

3.5 분석 및 리포팅 도구 사용

Tableau와 같은 분석 도구를 사용하면 계약서와 관련된 데이터를 시각화하고 분석하여 성과를 모니터링하고 개선점을 발견할 수 있습니다.

효율적인 관리 도구 요약

4. 모바일 통한 전자계약서 체결: 언제 어디서나 간편하게

모바일 전자계약서를 사용하는 것은 시간과 비용을 대폭 절감할 수 있는 혁신적인 방법일 뿐만 아니라, 언제 어디서나 간편하게 계약을 체결할 수 있습니다.

4.1 휴대성 향상

모바일 전자계약서는 스마트폰만 있으면 언제든지 접근할 수 있습니다. 삼성전자와 LG 전자는 자사 제품의 판매 계약을 모바일로 신속하게 체결하여, 전통적인 서면 계약보다 훨씬 빠르게 업무를 처리하고 있습니다.

4.2 보안 강화

공인인증서나 생체인증 방식을 통해 계약의 진위 여부를 확인할 수 있어 보안성이 높습니다. 예를 들어, 네이버 전자문서는 OTP 인증, 지문 인식 등의 다중 보안 인증 시스템을 통해 계약 당사자 간의 신뢰성을 보장합니다.

4.3 환경 보호

모바일 전자계약서를 사용함으로써 종이 사용량을 현저하게 줄일 수 있습니다. 이로 인해 환경 보호에 기여하며 지속 가능한 경영을 실천하는 기업들이 많아지고 있습니다.

모바일 전자계약 요약

5. 비용 절감 비법: 전자계약서 활용 사례

전자계약서는 비용 절감 효과가 탁월합니다. 특히 Paperless 시스템을 통해 종이, 프린터 잉크, 보관 공간의 비용을 크게 줄일 수 있습니다.

5.1 효율적인 문서 관리

한국의 CJ제일제당은 전자계약서를 도입하여 연간 1억 원 이상의 비용을 절감했습니다.

5.2 업무 효율성 향상

삼성전자는 전자계약서를 통해 문서 관리 시간을 기존 대비 50% 이상 절감했다고 보고했습니다. 이는 직원들이 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 하여 생산성을 크게 높였습니다.

5.3 법률 리스크 감소

현대자동차는 전자계약서를 통해 계약서의 위변조 가능성을 줄이고, 법적 분쟁 시 증거로 활용하여 법률 리스크를 최소화했습니다.

결론

전자계약서는 현대 비즈니스 환경에서 시간과 비용을 절감하는 데 중대한 역할을 하고 있습니다. 기존의 종이 계약서가 소모하는 시간과 비용을 최소화할 수 있는 효율적인 방안으로 자리 잡고 있죠. 이를 통해 각 기업은 전체적인 운영 효율성을 높이고 경비를 절감할 수 있습니다.

이제는 전자계약서를 도입하여 더 빠르고 안전하게 비즈니스를 운영할 때입니다! 여러분의 기업에서도 이러한 혁신적인 변화를 시도해 보세요.